Papéis, responsabilidades e segregação de funções
Oito atores institucionais, quatro segregações estruturais (duas invioláveis) e uma tabela de alçadas. Quem faz o quê — e, sobretudo, quem não pode fazer o quê em determinada etapa.
Ficha técnica do capítulo
Os oito atores institucionais
A contratação no regime próprio envolve oito atores institucionais, cada um com competências específicas, responsabilidades próprias e limites de atuação. A terminologia funcional aqui adotada prevalece, no corpo do Manual, sobre eventuais siglas internas.
A clareza sobre quem faz o quê — e sobre quem não pode fazer o quê em determinada etapa — é elemento estruturante da governança institucional.
As quatro segregações estruturais
A segregação significa que funções incompatíveis em uma mesma contratação não podem ser exercidas pela mesma pessoa, sob pena de comprometer a independência do controle, ampliar o risco de erro não detectado e fragilizar a defensabilidade institucional do ato.
Quem demanda não executa: profissionaliza a execução, gera controle cruzado, previne direcionamento. Única exceção: pequeno vulto (até R$ 800), com fiscalização posterior por amostragem do SC.
Quem fiscaliza tecnicamente não ordena o pagamento. O ordenador verifica que o atesto está formalmente correto antes de autorizar. Não há hipótese em que o coordenador ordene diretamente o pagamento da contratação que ele mesmo atesta.
Gestão administrativa (prazos, certidões, vigência) é distinta da fiscalização técnica (qualidade, conformidade). Em contratos de baixo valor e baixa complexidade, o CP pode acumular ambas, mediante autorização institucional fundamentada.
Separação operacional clássica entre função técnica (atesto) e função financeira (pagamento). O atestador não tem acesso ao caixa; o executor do pagamento não tem competência técnica para alterar atestos.
As segregações são verificadas operacionalmente pela Matriz RACI e pela trilha de auditoria do sistema institucional. Cada processo deixa registro identificável de qual ator exerceu cada função, permitindo a verificação cruzada.
Em uma compra direta de R$ 28 mil para reagentes de um projeto CNPq, como os papéis se distribuem em sequência:
Alçadas decisórias
As alçadas estabelecem, em função do valor, da matéria e da fase processual, quem é a autoridade competente para autorizar, decidir e responder institucionalmente. Observam três princípios: proporcionalidade (alçadas mais altas para decisões de maior valor ou risco); especialização (alçadas distintas para autorização, recurso e mérito sancionatório); eficiência (alçadas baixas para decisões frequentes, evitando estrangulamento).
Autorização de contratações — tabela geral
Tabela referencial geral. O detalhamento está no Anexo L (Tabela Consolidada de Alçadas e Limites).
| Modalidade | Faixa de valor | Alçada de autorização |
|---|---|---|
| Pequeno vulto | até R$ 800 | CP, com fiscalização posterior do SC |
| Contratação direta — bens e serviços comuns | até R$ 40.000 | SC + ciência do SL |
| Contratação direta — bens e serviços comuns | R$ 40.000 a R$ 100.000 | SL + ciência da DE |
| Contratação direta — engenharia | até R$ 100.000 | SL + ciência da DE |
| Contratação direta — engenharia | R$ 100.000 a R$ 500.000 | SL + autorização da DE |
| Credenciamento — Variante A (rodízio) | até R$ 20.000 por OF | SL |
| Credenciamento — Variante B (minidisputa) | R$ 20.000 a R$ 100.000 | SL + ciência da DE |
| Credenciamento — Variante C (chamada competitiva) | acima de R$ 100.000 | SL + autorização da DE |
| Seleção pública | qualquer valor | DE (autorização e homologação) |
| TCF (assinatura) | qualquer valor | DE |
| Inexigibilidade | qualquer valor | DE + parecer jurídico obrigatório |
| Importação para pesquisa | até R$ 250.000 | SL + autorização da DE |
| MPE de base tecnológica | qualquer valor | DE + parecer jurídico obrigatório |
Os valores são valores totais da contratação considerada na sua unidade lógica — não admitem fracionamento. A "ciência" do SL ou da DE significa que o ator é informado, sem que isso configure autorização — a autorização é do ator imediatamente anterior na cadeia.
Alçadas em sanções
| Sanção | Alçada de decisão |
|---|---|
| Advertência | SL |
| Multa moratória até 2% | SL |
| Multa moratória acima de 2% | SL + ciência da DE |
| Multa compensatória até 15% | DE |
| Multa compensatória acima de 15% | DE |
| Suspensão até 12 meses | DE |
| Suspensão acima de 12 meses | DE + parecer jurídico obrigatório |
| Descredenciamento | DE + parecer jurídico obrigatório |
Sanções de maior gravidade (suspensão prolongada e descredenciamento) são objeto de ciência prévia da Auditoria Interna, sem que isso implique competência decisória da AI.
Vedações de acúmulo
São vedações estruturais de acúmulo em uma mesma contratação:
- (Inviolável) — o coordenador do projeto ser, simultaneamente, ordenador do pagamento da contratação que ele mesmo demanda ou fiscaliza;
- (Inviolável) — o coordenador do projeto ser, simultaneamente, executor do pagamento da contratação que ele mesmo atesta;
- (Estrutural) — a Auditoria Interna participar da execução de contratações específicas como ator decisório;
- (Estrutural) — o membro do Setor Jurídico que emite parecer ser, simultaneamente, integrante da equipe que conduziu a contratação ou que dela participou na fase preparatória;
- (Estrutural) — o Setor Financeiro acumular execução de pagamento com atesto técnico ou com ordenação de pagamento;
- (Modulável) — o coordenador acumular fiscalização técnica + gestão administrativa em contratos de maior porte sem designação formal de gestor administrativo distinto.
As vedações inviolável e estrutural não admitem exceção. As vedações moduláveis admitem exceção mediante autorização institucional fundamentada.
Para além das vedações de acúmulo institucional, observa-se a vedação ao conflito de interesses (Cap. 22): vínculo pessoal (parentesco, casamento, união estável); vínculo profissional (subordinação, parceria comercial ou societária); vínculo financeiro (participação societária, posição credora ou devedora relevante); vínculo de pesquisa (coautoria recente, orientação corrente, projeto compartilhado).
A identificação enseja declaração formal, avaliação pelo Setor Jurídico, medidas de mitigação (afastamento, designação de substituto) e registro fundamentado. A omissão da declaração configura infração funcional grave.
Delegação de competências
As competências decisórias previstas neste capítulo podem ser delegadas pela Diretoria Executiva a autoridades intermediárias (gerentes, coordenadores institucionais), mediante ato regulamentar específico, observando-se:
- Identificação expressa da autoridade delegada;
- Delimitação do escopo da delegação (modalidade, valor, matéria);
- Manutenção da segregação de funções — a delegação não pode resultar em acúmulo vedado;
- Publicidade do ato delegatório no portal institucional.
A delegação pode ser revogada a qualquer tempo, mediante ato fundamentado da Diretoria. A delegação não exime o delegante da responsabilidade institucional sobre a categoria de atos delegados, observada a doutrina da culpa in eligendo e in vigilando.
O recurso administrativo observa, em regra, a competência decisória imediatamente superior à da autoridade que proferiu a decisão recorrida. Detalhamento das alçadas recursais está no Cap. 11 (seleção pública) e nos capítulos correspondentes a cada modalidade.
Texto normativo — Coordenador do Projeto
Art. 2º — Coordenador do Projeto (CP)
O coordenador é o pesquisador ou docente formalmente designado como responsável técnico-acadêmico do projeto vinculado à Fundação, geralmente vinculado à IFES/ICT apoiada. Competências em matéria de contratações: identificar a necessidade em coerência com o plano de trabalho; elaborar ou requerer a elaboração do TR (responsabilidade exclusiva pela especificação técnica — Cap. 8); formalizar a demanda no sistema; fiscalizar tecnicamente a execução; atestar a entrega ou execução para fins de pagamento; identificar fatos que ensejem aditivos, glosas ou sanções; prestar contas ao financiador quanto à execução técnica.
O coordenador não acumula, em uma mesma contratação: ordenador de pagamento (DE); executor do pagamento (SF); gestor administrativo do contrato (SL em contratos de maior valor); fiscal administrativo (SL). O acúmulo de demandante, fiscal técnico e atestador no coordenador é inevitável e legítimo, porque essas três funções operam sobre dimensões técnicas distintas da contratação (necessidade técnica, execução técnica, conformidade técnica), e a especialização técnica do coordenador é insubstituível.
Texto normativo — AP, SC, SL
Art. 3º — Analista de Projetos (AP)
O analista é o empregado lotado no setor de gestão de projetos, responsável pelo acompanhamento financeiro-orçamentário. Competências: verificar aderência da despesa à rubrica do plano aprovado; conferir saldo orçamentário antes da liquidação; comunicar necessidade de remanejamento ou aditivo; acompanhar a execução financeira; subsidiar a prestação de contas. Não atesta a execução técnica, não autoriza o pagamento e não emite ordens de pagamento — função exclusivamente de verificação orçamentária. A introdução desse papel é decisão estrutural do Manual 2026: profissionaliza o controle orçamentário, libera o coordenador de competência para a qual frequentemente não está preparado e fortalece a segregação entre quem aprova, quem confere o orçamento, quem liquida e quem ordena.
Art. 4º — Setor de Compras (SC)
O setor de compras é responsável pelas operações de menor valor: pequeno vulto (até R$ 800,00, art. 39 do Decreto); contratações diretas por valor até R$ 40.000,00 (bens e serviços comuns, art. 26, II do Decreto); pesquisa de preços nas contratações até R$ 40.000,00. Em contratações de maior valor, o SC atua como apoio operacional ao SL, sem competência decisória sobre o processo. Não conduz seleções públicas, não opera credenciamento, não gere TCF e não responde institucionalmente por contratos formais.
Art. 5º — Setor de Licitações (SL)
O SL é o setor central da operação contratual: conduz seleções públicas; opera o credenciamento, da Camada 1 (formação da rede) à Camada 2 (acionamento); gere o TCF; conduz contratações diretas de maior valor; opera contratações por inexigibilidade material; realiza pesquisa de preços acima de R$ 40.000,00; conduz formalização contratual; exerce fiscalização administrativa (prazos, certidões, regularidade documental); conduz procedimentos sancionatórios; publica atos no sítio institucional e no PNCP; mantém o cadastro institucional; atualiza as Declarações Institucionais. É o interlocutor institucional preferencial de coordenadores, fornecedores e órgãos de controle. Não atesta execução técnica (CP), não verifica orçamento (AP), não liquida nem paga (SF), não ordena pagamentos (DE).
Texto normativo — SJ, SF, DE, AI
Art. 6º — Setor Jurídico (SJ)
O SJ é responsável por: emissão de pareceres jurídicos nas hipóteses do Cap. 4, art. 14; análise de minutas de edital, contrato e demais instrumentos; manifestação em processos sancionatórios; manifestação em recursos relevantes; orientação jurídica ao SL e ao SC em casos de maior complexidade; defesa institucional da Fundação perante o controle externo (TCU, CGU, MP, judiciário). O parecer tem natureza opinativa, mas vincula institucionalmente quanto à conformidade jurídica do ato. Quando o parecer for desfavorável, a DE pode autorizar a contratação, mediante decisão fundamentada que enfrente as questões levantadas. O SJ não decide sobre conveniência ou oportunidade — sua função é restrita à conformidade jurídica.
Art. 7º — Setor Financeiro (SF)
O SF é responsável por: liquidação da despesa, verificando o direito adquirido pelo contratado; execução do pagamento, observada a ordem cronológica segmentada por fonte + categoria + projeto; realização das retenções legais; emissão de comprovantes e quitação; classificação contábil; conciliação entre extratos bancários e registros internos; subsidiar a prestação de contas. Não atesta execução, não ordena o pagamento e não autoriza contratações. A execução depende cumulativamente de: atesto técnico do CP; verificação orçamentária do AP; conferência de regularidade administrativa do SL; ordenação do pagamento pela DE.
Art. 8º — Diretoria Executiva (DE)
A DE exerce competências de alçada superior: autorização de contratações acima de determinado limite; ordenação dos pagamentos; decisão em recursos administrativos em alçada superior; aplicação de sanções graves; autorização de prorrogação excepcional, alteração contratual de impacto relevante, hipótese excepcional de pagamento antecipado; aprovação de atos de alcance geral (Declarações Institucionais, tabela comparativa por financiador, revisão do Manual); representação institucional perante órgãos de controle externo. Quando composta por mais de um diretor, as competências podem ser delegadas ou distribuídas internamente, observando-se a segregação. É vedado que o mesmo diretor que autoriza a contratação seja o que ordena o pagamento dela decorrente, salvo em estruturas em que a separação seja impraticável e desde que compensada por controles adicionais (parecer jurídico obrigatório, ciência da AI).
Art. 9º — Auditoria Interna (AI)
A AI é função institucional de revisão independente, com posição organizacional autônoma. Competências: auditoria periódica por amostragem ou critério temático; diligência específica em casos de denúncia, ocorrência relevante ou determinação superior; revisão de processos sancionatórios para garantir contraditório, ampla defesa e dosimetria adequada; monitoramento de indicadores de governança; emissão de relatórios com recomendações à DE; interlocução com a auditoria externa. Não participa da execução de contratações. Quando consultada na fase preparatória, a manifestação é classificada como consultoria (atividade da terceira linha que não compromete a independência). A independência é assegurada por vinculação direta à DE ou ao Conselho, autonomia de planejamento, autonomia de relato e proteção contra retaliação.
Texto normativo — segregações estruturais
Art. 11 — Primeira segregação — Demandante × Comprador
Quem demanda a contratação (CP) não pode ser quem a executa (SC ou SL). Funções: profissionalização da execução (comprador é especialista em compras, coordenador em pesquisa); controle cruzado; prevenção de direcionamento. Única exceção: pequeno vulto (art. 39 do Decreto), em que o coordenador executa diretamente a compra dentro do limite de R$ 800,00 — com fiscalização posterior por amostragem pelo SC.
Art. 12 — Segunda segregação — Fiscal técnico × Ordenador (inviolável)
Quem fiscaliza tecnicamente (CP) não pode ser quem ordena o pagamento (DE). Funções: controle de validade do atesto; prevenção de fraude (atesto sem pagamento e pagamento sem atesto são detectados pela separação); proporcionalidade institucional. Não há hipótese em que o coordenador possa ordenar diretamente o pagamento da contratação que ele mesmo atesta.
Art. 13 — Terceira segregação — Gestor administrativo × Atestador
Quem gere administrativamente o contrato (SL, em regra) não pode ser quem atesta a entrega ou execução (CP). Em contratos de baixo valor e baixa complexidade, é admissível que o coordenador exerça ambas as funções, desde que: o contrato esteja dentro dos limites de dispensa (art. 26, I ou II); a fiscalização administrativa seja simplificada; a DE tenha autorizado expressamente o acúmulo, mediante ato regulamentar. Em contratos de maior valor ou complexidade, a segregação é obrigatória, com designação formal de gestor administrativo (SL) distinto do fiscal técnico (CP).
Art. 14 — Quarta segregação — Atestador × Executor (inviolável)
Quem atesta a execução (CP) não pode ser quem executa o pagamento (SF). Funções: separação operacional clássica entre função técnica e função financeira; controle de integridade; trilha de auditoria. Não há hipótese em que o atestador possa executar o pagamento dela decorrente.
Art. 23 — Operacionalização da segregação por sistema institucional
O sistema institucional deve registrar em cada processo os atores que exerceram cada função; bloquear ou alertar automaticamente sobre acúmulos vedados (por exemplo, mesmo CPF aparecendo como atestador e ordenador); gerar trilha de auditoria completa por processo; alimentar a AI com amostras estratificadas para revisão. A ausência de funcionalidade automatizada não exime a responsabilidade institucional — enquanto a automação não estiver disponível, o controle se dá por verificação manual periódica pela AI.
Art. 25 — Articulação com o Anexo RACI
O detalhamento operacional dos papéis é apresentado no Anexo RACI, que cruza 90+ atividades do ciclo de contratação, agrupadas em 12 seções funcionais, com os 8 atores institucionais e classificação RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). O Anexo é parte integrante do Manual, com força normativa equivalente. Em caso de divergência interpretativa entre este capítulo e o Anexo, prevalece este capítulo (princípios e regras estruturais).
Art. 26 — Cláusula de articulação final
Em situações não expressamente reguladas, aplica-se, na ordem: o Cap. 4 (Governança); o Anexo RACI; o Decreto nº 8.241/2014 (arts. 3º e 28); o Código Civil, como fonte supletiva expressa.
Mapa completo de remissões 11 capítulos · 2 anexos
- Anexo RACIMatriz 90+ atividades × 8 atores
- Anexo GGlossário institucional