FAQ — Perguntas frequentes para coordenadores

O planejamento começa no plano de trabalho do projeto, no momento da aprovação do projeto. As contratações concretas decorrem desse plano. Quanto mais detalhado e antecipado o planejamento, melhor o resultado e menor o atrito procedimental. Ver Cap. 7 e a regra "tempo dedicado à projeção desconta-se da execução".

Não. A Fundação não opera com Estudo Técnico Preliminar (ETP) nem com Cartão Projeto — figuras da Lei nº 14.133/2021 não acolhidas no regime próprio. A função é cumprida pelo plano de trabalho do projeto e pelo Termo de Referência (Cap. 8).

O coordenador do projeto é o titular exclusivo da decisão técnica sobre o objeto. Os setores de compras e licitações apoiam operacionalmente, oferecem modelos institucionais e orientam sobre requisitos legais — mas não substituem o coordenador na definição do conteúdo técnico. Ver Cap. 8, art. 3º.

Em caráter excepcional e mediante justificativa técnica, sim. As hipóteses são: compatibilidade com parque já instalado; padronização institucional; continuidade de pesquisa; inexistência de produto equivalente; exigência do financiador. Sempre acompanhada de admissão expressa de equivalentes, quando possível. Ver Cap. 8, art. 29.

Quatro fontes sem hierarquia obrigatória: (A) catálogos e publicações; (B) sítios eletrônicos; (C) preços públicos; (D) cotações diretas. Combinar conforme natureza do objeto. Para boa parte dos objetos de pesquisa, sítios e cotações são as fontes mais adequadas — a Fundação não está submetida à IN SEGES nem precisa começar pelo Painel de Preços. Ver Cap. 9.

Use a árvore decisória do Cap. 10 em 6 passos: (1) inviabilidade material de competição? → inexigibilidade; (2) hipótese por natureza ou contraparte? → contratação direta por natureza; (3) TCF vigente ou Rede aplicável? → essas; (4) pequeno vulto? → art. 39; (5) dispensa por valor? → contratação direta por valor; (6) demais casos → seleção pública. Ou use a ferramenta interativa.

R$ 100 mil para obras e serviços de engenharia (art. 26, I); R$ 40 mil para os demais (art. 26, II). Apurados por natureza × exercício × projeto — não por CNPJ. Ver Cap. 12.

Dividir uma única obra/serviço/compra em parcelas, no mesmo projeto, para enquadrar cada parcela em dispensa; ou contratações sucessivas (mesma natureza, mesmo projeto, mesmo exercício) cujo somatório ultrapasse o limite, sem justificativa de imprevisibilidade. Contratações em projetos diferentes não se somam — estrutura atomizada da Fundação. Ver Cap. 9, art. 20.

Termo de Compromisso de Fornecimento (art. 40 do Decreto). Função análoga ao Registro de Preços, mas sem se confundir com ele: precedido de seleção pública; sem adesão (carona); sem teto numérico de prorrogações; com limite cumulativo de 50% de majoração. Ver Cap. 11-A.

Não. A adesão a Ata de Registro de Preços (carona) não é admitida no regime próprio. Para demanda recorrente, o caminho é constituir TCF próprio (Cap. 11-A) ou usar a Rede de Credenciados (Cap. 14).

Como fiscal técnico (em regra, o coordenador): acompanhar cronograma; verificar conformidade com TR; registrar ocorrências (positivas e negativas); aprovar medições; conferir notas fiscais vs. entregas; atestar a execução; comunicar descumprimentos com prazo de saneamento; encaminhar ao gestor decisões superiores (sanções, alterações, glosa, rescisão). Ver Cap. 15.

Em até 30 dias do adimplemento de cada parcela. Depende de: recebimento + atesto; conferência da nota fiscal; verificação da regularidade administrativa; verificação orçamentária; ordenação. Em pequeno vulto, OF/OS em pronta entrega ou Rede de Credenciados, o rito é simplificado. Ver Cap. 17.

Sim. Atesto presencial, eletrônico ou remoto têm a mesma validade jurídica, desde que assegurem identificação inequívoca do signatário, integridade do documento e nível de assinatura compatível com o risco. Em obras e serviços de engenharia, vistoria in loco permanece necessária. Ver Cap. 17, art. 10.

O Decreto não fixa limite percentual rígido. Como boa prática institucional, a Fundação adota: até 25% do valor inicial atualizado (regra geral); até 50% em reforma de edifício ou equipamento. Vedada a compensação entre acréscimos e supressões. Exceções fundamentadas exigem parecer jurídico específico + decisão da DE. Ver Cap. 18.

Primeiro: comunicação formal com prazo razoável para saneamento (Cap. 15). Se não sanado: encaminhar ao gestor para instrução de procedimento sancionatório (Cap. 16). Sancionatória é instrumento de última instância, após esgotado o saneamento direto. Glosa (Cap. 17) e sanção podem ser cumulativas — a glosa compensa o dano, a sanção pune.

Em contratação direta sem seleção pública (Cap. 12 ou Cap. 13): vedado se administrador ou sócio com poder de direção for parente até o 3º grau (consanguíneo ou por afinidade) com dirigentes da Fundação, empregados de área envolvida, coordenadores ou equipe executora, ou dirigentes da IFES/ICT apoiada (art. 34 do Decreto).

Em seleção pública: a empresa pode participar, mas o agente em conflito deve se afastar das decisões sobre ela, via Comissão de Ética. Ver Cap. 22.

Para serviços de pessoa física estrangeira (consultoria, palestra, professor visitante), aplica-se a IN FAPEX nº 01/2022 supletivamente, com observância das regras cambiais e tributárias brasileiras. Para importação de bens, ver Cap. 19 — combinação das facilidades do Decreto (arts. 21-23, 26 V) com as isenções da Lei nº 8.010/1990.

Sim. Aplicam-se cláusulas LGPD obrigatórias (Cap. 20 e Cap. 24): papel das partes (controlador, operador); finalidade; bases legais; medidas técnicas e administrativas; sub-operadores com autorização prévia; direitos dos titulares; comunicação de incidentes; transferência internacional; fim do contrato. Em pesquisa com dados sensíveis, observar art. 11 da LGPD + aprovação por Comitê de Ética em Pesquisa.

Depende. Variação ordinária de câmbio é, em regra, álea contratual ordinária (não enseja reequilíbrio). Variação extraordinária e imprevisível que cause onerosidade excessiva pode ensejar revisão (CC arts. 317 e 478-480). O contrato deve regular expressamente cláusulas cambiais. Ver Cap. 18 e Cap. 19.

Encaminhar à Ouvidoria da Fundação, que opera o canal institucional. A Ouvidoria registra, garante sigilo do denunciante, articula com a Comissão de Ética e Compliance e, conforme o caso, com a Auditoria Interna. Ver Cap. 21 e Cap. 4.

Avisos e editais de seleção pública; contratos celebrados e aditivos; atos de contratação direta com justificativa; edital permanente de credenciamento; TCF; sanções com efeito impeditivo. O enquadramento em hipóteses da Lei nº 14.133 no sistema é metadado de catalogação — o fundamento normativo é sempre o Decreto. Ver Cap. 25-A.

Excepcionalmente. Hipóteses típicas: aquisições em e-commerce com pagamento à vista; importações com encomenda; cronogramas intensivos de desembolso; exigências do financiador. Sempre com cláusula contratual expressa, garantia adequada quando exigida, aprovação da DE em antecipações relevantes e registro detalhado. Ver Cap. 17.

Em conflito entre regras do financiador e do Manual, prevalecem as regras do financiador no que se refere à execução do projeto correspondente, em coerência com o vínculo de financiamento. As regras gerais do Manual continuam aplicáveis no que não conflitar. Ver Cap. 26.

Em primeiro lugar, consulte o Anexo G — Glossário ou use a busca no Manual. Para questões interpretativas, consulte o setor de licitações. Para questões de integridade ou conflito, consulte a função Compliance. Para denúncias, a Ouvidoria.